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¿Cómo hacer una presentación? (y 4)


4. EXPOSICIÓN

La exposición de la presentación es una fase clave (una más) puesto que en función de como la planteemos el trabajo realizado hasta ahora obtendrá sus frutos o, por el contrario, todo el esfuerzo y la dedicación no valdrá para nada. Por lo tanto, tendremos que ser meticulosos en este apartado y preparalo algo más concienzudamente que el resto fases de elaboración de la presentación.

Lo realmente importante de la exposición es la audiencia. Al fin y al cabo quienes escuchen y vean esta presentación son los verdaderos protagonistas, la razón de ser del trabajo realizado, por lo que es muy importante saber a qué audiencia nos vamos a dirigir, quienes estarán presentes, cuantos, a qué se dedican (trabajadores, amas de casa, compañeros, adultos, profesionales,…) puesto que de ello depende el tono, el vocabulario (técnico, sencillo,…) e incluso el volumen de voz que tendremos que utilizar. La pregunda que debes hacerte es “¿Cómo puedo aportarles algo que les pueda ser útil?”, al fin y al cabo se trata de que vas a contar algo, a exponer algún tipo de enseñanza o a trasladar alguna experiencia. Es prioritario que conozcas las necesidades de ese grupo, qué esperan de la presentación y qué expectativas tienen puestas en tu intervención.

Es trascendental en esta fase que tengamos clara cual es la idea central del mensaje que vamos a trasladar (aunque esa idea ya tendría que estar perfectamente definida desde los primeros pasos en la elaboración de la presentación).

También en importante la forma en la que vamos a contar las cosas. Se recomienda que el mensaje que vamos a lanzar lo contemos de forma diferente al esperado (aunque esto no es fácil).

Como consejos útiles:

  • cuenta anécdotas personales, historias en primera persona, 
  • intenta evitar mostrar datos y conviérteles (si es posible) en comentarios.
  • haz descansos; “soltar” todo el contenido de una presentación (aunque sea breve) sin permitir que los asistentes se relajen unos minutos provoca estrés y, como consecuencia de ello, desatención. Someter a los oyentes a un ritmo alto de atención les agota. Es conveniente reducir el nivel de exigencia cada pocos minutos y eso se consigue de diferentes formas (contando alguna anécdota, realizando alguna pregunta, permitiendo a los asistentes que comenten,…)

Como creo que ha quedado claro hasta ahora, en una presentación es muy importante el qué se dice (el mensaje, el contenido de la presentación), pero no es menos importante el cómo se dice, y en la fase de Exposición, la entonación es la protagonista.

Utilizar un tono de voz adecuado al entorno, a la audiencia y al tema que se está tratando no es fácil. Hacerlo bien depende en muchas ocasiones de habilidades que se desarrollan con la práctica y rutinas que incorporamos de forma automática pero previamente han sido aprendidas. A pesar de ello, es útil conocer una serie de conceptos relacionados con la entonación:

  • Subir y bajar el volumen de voz. Enfatizar el tono de voz en algunos puntos o pasajes de la presentación que consideremos importantes. Ayuda a que los asistentes perciban esa importancia del mensaje que se lanza en ese momento. Debemos huir de la entonación monocromática y de volumen constante (ayuda a aburrir).
  • Vocalizar correctamente. Hablar con claridad para que todos escuchen perfectamente lo que se dice. Para ello habrá que mantener un ritmo más o menos constante. Hablar demasiado deprisa provoca una incorrecta vocalización. Por eso es importante ajustar el contenido al tiempo del que disponemos. En ocasiones queremos decir muchas cosas en poco tiempo y eso provoca urgencias y mala vocalización.
  • Utilizar cambios de ritmo. Como con el volumen de voz, ayudan a dar importancia a diferentes aspectos de la presentación. “Jugar” con los cambios de ritmo ayudan a dinamizar la presentación. Ésto también se consigue con experiencia, por lo que en un principio hay que ensayarlo.
  • Haz pausas en la entonación. Mantener durante muchos minutos un mismo nivel de entonación es agotador (tanto para el ponente como para los asistentes). Estas pausas pueden estar relacionadas con subir y bajar el volumen de la voz o utilizar los cambios de ritmo.

En resumidas cuentas los puntos a los que hay que dedicar una especial atención en la exposición son:

  1. Conoce bien a fondo el material con el que cuentas.
  2. Ensaya tu presentación todo lo que puedas.
  3. Asegúrate de que se entiende el mensaje principal
  4. No sobrepases el tiempo de tu presentación.

Y como consejos de situaciones a evitar:

  • No utilices muletillas (eh, ¿no?, ¿está claro?, ¿vale?), demuestra una insuficiencia de recursos lingüisticos. Solución: habla más lentamente para que te de tiempo a pensar en lo siguiente que vas a decir (… y practica)
  • No utilices viñetas. Ya hemos visto otros recursos mucho más efectivos.
  • No utilices el tipo de letra “Comic”. No está escrito en ningún manual pero existe un “consenso internacional” sobre ello. Por favor, no utilices este tipo de letra.
  • No utilices demasiados efectos si te apoyas en cualquier programa informático. Los efectos despistan y consiguen que la audiencia esté más pendiente de ellos que del mensaje que estás lanzando. Si es posible, evítalos.

Aunque las técnicas que se puede utilizar en la elaboración de presentaciones son muchísimas (habrá que ajustarlas tanto a nuestras características como a las de los asistentes) e iremos repasándolas más tranquilamente en próximas entradas, creo que lo que hemos ido repasando en estas cuatro entradas dedicadas a este tema es lo más importante para comenzar.

¡¡A practicar!!

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Nuevo libro recomendado


Hemos incluido en el margen derecho de este sitio una nueva recomendación de un libro. En esta ocasión se trata de “Presentaciones eficaces“, un manual que explica de forma sencilla pero al mismo tiempo profunda cómo deben realizarse presentaciones para conseguir transmitir de forma eficaz el mensaje que se pretende lanzar.

El libro permite realizar incluso una serie de ejercicios prácticos que facilitan el aprendizaje y posibilitan la realización presentaciones reales con un mínimo pero importante asesoramiento.

El contenido del libro lo podeis consultar extensamente pinchando sobre la imagen de la portada. Que lo disfrutéis.

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¿Cómo hacer una presentación? (3)


3. DISEÑO

El diseño es uno de los puntos más complejos (y seguramente el más creativo) de la elaboración de una presentación. Antes de comenzar a idear el diseño del formato que vamos a utilizar hay que tener claro cuales son los objetivos de esta fase. Bajo mi punto de vista, existen tres finalidades que hay que intentar cumplir:

  1. Conectar con la audiencia
  2. Dirigir y mantener la atención
  3. Fomentar la comprensión y el recuerdo

A partir de aquí todo el desarrollo debe estar condicionado por estos tres principales objetivos. Por supuesto que para conseguirlos no todo depende del diseño que decidamos utilizar finalmente, sino también de otra serie de situaciones y cualidades que en algún caso hay que trabajar y en otros provocar.

Uno de los primero consejos es que, en el caso de utilizar un sistema de apoyo de diapositivas (Powerpoint, Open Office, Keynote, Prezi…) habrá que utilizar un número escaso de ellas. Éstas deben ser apoyo exclusivo para reforzar aquello que se está contando (os recuerdo la importancia en este punto tanto de la comunicación verbal como de la no verbal). Las diapositivas no pueden ser un guión, un documento en el que nos vamos a ir apoyando para leer y contar lo que ya hemos escritos en ellas. Por lo tanto, deben predominar las imágenes (poco o ningún texto) y por supuesto no mucha información. Insisto: las diapositivas deben reforzar las ideas fuerza que estamos intentando transmitir.

La abundancia de texto despista, obliga al oyente a leer y deja de prestar atención a lo que estamos diciendo. Mucho texto es sinónimo de tipo de letras pequeño, con lo que el esfuerzo por intentar deducir lo que hay escrito perturba mucho más la comprensión del mensaje oral (que es realmente lo importante).

Otro consejo para la elaboración de las diapositivas es utilizar la regla de los tercios de la que ya hablamos aquí hace unas semanas.

Existe otra regla fundamental que conviene cumplir: la Regla 10 / 20 / 30 (10 diapositivas / 20 minutos / 30 puntos de tamaño de la tipografía). Es decir, una diapositiva aproximadamente cada 2 minutos, y una tipografía del texto suficientemente grande para que sea visualizada sin problemas, pero también para evitar tentaciones de incluir mucho texto; con una tamaño de letra grande se pueden insertar pocas palabras en cada diapositiva (es lo que perseguimos)

Con respecto al color del fondo a utilizar, no existe una regla generalizada. Hay quien prefiere fondos claros (blancos, grises,…) que dan sensación de limpieza y claridad; y quienes prefieren fondos oscuros (fundamentalmente azul, verde e incluso negro). Como digo, aquí tiene mucha importancia el gusto de cada uno. Yo personalmente prefiero las presentaciones con fondos claros (si puede ser blanco, mucho mejor). No podemos olvidar que lo que pretendemos es subrayar el mensaje verbal, por lo que textos o imágenes limpias y cómodas de visualizar es fundamental.

Otro consejo: cuidado con las viñetas. Es muy frecuente que el contenido de una diapositiva se estructure en puntos o viñetas para intentar esquematizar en diferentes apartados todo lo que se pretende incluir en él. Intentar evitar las viñetas. Quedan estéticamente fatal, pero además sirven de muy poco a los objetivos que nos marcamos al principio.

Es recormendable convertir cada uno de los puntos que se quieren comentar en bandas de texto, en figuras de imagen, separadas, con fondos distintos (para darles la sensación de esquema que pretendemos).

Por las mismas razones evita también las tablas. Encajar mucho contenido en una serie de filas y columnas puede ayudar a incluir gran cantidad de información de una forma sencilla, pero no ayuda a que quienes ven la presentación entiendan facilmente el mensaje. Estructurar el contenido de otra forma menos “encorsetada”.

Intenta insertar mucho contenido multimedia (fotos, videos, música,…); hace mucho más agradable la comprensión; relaja al oyente, además de ser mucho más impactante que simples párrafos de texto.

Finalmente, hay que tener mucho cuidado con las transiciones (entre diapositivas y entre bloques de texto o imágenes). Los efectos elegidos para realizar dichas transiciones deben ser simples, no llamativos. Hay que evitar alternar una combinación importante de estos efectos. Si en cada diapositiva o al finalizar cada uno de los bloques de texto o de imágenes, insertamos un efectos distinto y llamativo, conseguiremos que la audiencia esté más pendiente de los efectos, de los movimentos de la diapositiva que del mensaje que intentamos transmitir.

Quedan por repasar muchísimas más técnicas y consejos de diseño, pero con estos pocos aspectos a tener en cuenta es suficiente para realizar una presentación digna. Iremos desarrollando estas y otras características del diseño en el futuro.

A practicar…

Próximo post: 4. EXPOSICIÓN

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Las mejores presentaciones del mundo


Como lo prometido es deuda estoy elaborando la tercera entrega del monográfico “¿Cómo hacer una presentación?” que estará dedicada al diseño.

Puesto que este tema es muy extenso me está llevando tiempo el redactarlo, documentarlo y buscar algún ejemplo que muestre de forma gráfica lo que pretendo explicar en el texto.

Mientras lo termino de elaborar, en el proceso de documentación, me he encontrado una entrada muy interesante que me parece adecuado traer aquí, para ir abriendo boca con respecto al diseño.

La entrada la vi en el blog “El arte de presentar” y la copio aquí textualmente:

Se ha fallado la cuarta edición del concurso de mejores presentaciones del mundo, el World’s Best Presentation Contest, organizado por SlideShare, una comunidad dedicada a compartir presentaciones. Esta edición contó con el envío de 1.822 trabajos y casi 17.000 votos por miembros de la comunidad. Actuaron como jueces del concurso cuatro destacadas figuras de la industria de las presentaciones: Guy Kawasaki, David Armano, Carmine Gallo, Beth Kanter y Jane Hart.Todas ellas tienen en común que:

  • cuentan historias,
  • incorporan un diseño innovador, en el que predomina lo visual sobre el texto,
  • usan fotografías de calidad profesional,que suelen llenar toda la diapositiva, las cuales en general han sido compuestas usando la regla de los tercios,
  • huyen de las listas de viñetas, mostrando el texto en formas alternativas,
  • mantienen el suspense y el interés por seguir avanzando en su lectura.

Por supuesto, hay que entenderlas en su contexto: un concurso de diseño de presentaciones. No significa que todas nuestras presentaciones deban ser así ni mucho menos, pero seguro que hacen bullir nuestras cabezas con nuevas ideas. A fin de cuentas, el buen diseño también forma parte de una presentación de calidad profesional.

1er premio: SMOKE – The Convenient Truth por Empowered Presentations

Alegato en contra del tabaco con impactantes imágenes y sorprendentes datos. Difícil de ignorar.

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¿Cómo hacer una presentación? (2)


Vamos con la segunda parte de la elaboracion de una presentación. Tal y como comentamos en la anterior entrada dedicada a la Planificación, una vez que tenemos claro fundamentalmente qué queremos contar (además de otros detalles como cuando, a quien, como, donde, a cuantos,…) y que hemos volcado sobre un papel (detalle importante, huir en el momento de la planificación del ordenador y utilizar lápiz y papel) todo aquello que se nos ha ido ocurriendo sobre el tema, llega el momento de documentarnos.

2 . DOCUMENTACIÓN

Para realizar correctamente el proceso de documentación debemos dedicarle el tiempo necesario. No seamos escuetos. Es importante realizar una correcta búsqueda bibliográfica (hablaremos en otra serie de entradas sobre como realizar búsquedas efectivas). No os abrumeis si vais encontrando mucha documentación, no es el momento de ser selectivos (aunque es necesario que tengamos una idea clara de lo que buscamos). En la fase de documentación debemos ser generosos (con la paciencia, con el volumen de información, guardando y conservando cosas que puedan parecernos inútiles,…)

Tendremos que aplicar la regla del “7x”. Consiste en leer, estudiar, asimilar información siete veces mayor que la que realmente necesitamos para los 15-20-30 minutos que pueda durar la presentación. Evidentemente la regla no hay que llevarla hasta sus últimas consecuencias, pero si hay que ser consciente de que el conocimiento del tema del que vamos a hablar debe ser exhaustivo y profundo.

Un consejo: sólo presentar lo que realmente conocemos y dominamos (o lo que nos hemos preparado concienzudamente). No hay peor efecto que mostrar sensación de inseguridad o desconocimiento. Si en el momento de la exposición desconocemos alguna cuestión o situación relacionada con lo que estamos contando, no os preocupeis, símplemente decirlo abiertamente y comprometeros a documentaros a ese respecto y a informar al (o los) interesado(s) en una próxima sesión (si la hubiera) o a través del teléfono, o del correo electrónico.

Si esto sucede, tendremos que aprender del error. Deberemos documentarnos mejor (esa es la propuesta de mejora que podemos entresacar) pero no debemos nunca intentar salir del paso contestando de forma indirecta o eludiendo claramente la pregunta. Sólo hay una cosa peor que un ponente mal (o poco) informado: un ponente mal informado y que intenta aparentar que domina perfectamente el tema. Aquí, como en casi todas las facetas de la vida, es muy importante la humildad.

Leer toda la documentación que hayais recabado, estudiarla, preguntar, realizar búsquedas alternativas,… ¿tenéis alguna duda sobre algún término o concepto? No la dejeis sin aclarar. Seguir buscando documentación hasta que esa duda os quede perfectamente aclarada. Aunque aparentemente pueda parecer innecesario llegar hasta ese nivel de detalle, generalmente no lo es. Posiblemente esa información accesoria no la vais a incluir en la presentación, pero es importante “guardar un as en la manga”; nadie os garantiza que ninguno de los asistentes os preguntará sobre ella. Es preferible aplicar la regla del 7x.

Todo este trabajo previo siempre tiene su compensación. En primer lugar y aunque no sea utilizada parte de la información trabajada, el hecho de dominar el tema, de haberlo estudiado, de haber investigado hasta las cuestiones más accesorias, os dará un nivel de seguridad importantísimo en los momento previos e iniciales de la presentación. Esos momentos en los que suele temblar la voz (y si estamos de pie, también las rodillas) el único asidero mental para obtener el dominio de la situación es la seguridad de dominio del tema; estar convencido de que por muchos oyentes que tengamos, quien más sabe y más información tiene sobre el tema somos nosotros.

A pesar de todo ello, seguramente la labor de documentación es la menos gratificante de todo el proceso de elaboración de la presentación. A partir de aquí comienza la parte más creativa.

Próximo post: 3 Diseño

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¿Cómo hacer una presentación?


Como ya hemos comentado en algunas entradas en los últimos días hoy ha dado comienzo el curso de Comunicación para administrativos de atención al usuario. El curso se celebrará durante toda la semana en horario de mañanas y a él ya han empezado a asistir un total de 25 compañeros.

Con este motivo, me gustaría hacer durante toda la semana un gran monográfico dedicado a la comunicación y sus distintas especialidades. Hoy comenzamos con la elaboración de una presentación, que aunque todos pensemos en un primer momento en la típica presentación de Powerpoint, no necesariamente debe utilizarse este soporte. Presentaciones pueden realizarse en múltiples formatos (o incluso sin soporte alguno) aunque es cierto que el más extendido en los últimos años y el de más fácil utilización es el de diapositivas en PwPoint.

Realmente, utilicemos el formato que utilicemos el ciclo de elaboración es el mismo, aunque el contenido habrá que adaptarlo al medio que finalmente usemos. Una presentación con diapositivas nos permite utilizar éstas como guión, de tal manera que nos ayudarán a que no se nos olvide algún contenido y a seguir el orden que previamente hayamos establecido. Por el contrario, una presentación sin apoyo visual (últimamente están de moda porque permiten al orador demostrar sus habilidades “sin red protectora”) nos obligará no sólo a memorizar cada detalle de lo que queremos decir, sino también el orden de los puntos a abordar. No obstante, el ciclo de elaboración será el mismo. Este ciclo está constituido de 4 partes claramente diferenciadas:

1. PLANIFICACIÓN

Es la fase más importante, se trata de organizar mentalmente qué es lo que queremos decir y cómo lo queremos decir. Tenemos que tener muy claro cual que el objetivo último de la presentación (una charla, un curso, una ponencia, una presentación informal, …), cual es el foro al que os vais a dirigir (compañeros, conocidos, amigos, profesionales ajenos al contenido, …), el espacio en el que se va a desarrollar la presentación (una sala pequeña, un salón de sesiones, un aula, un espacio abierto,…), la disposición en la que tendreis que colocaros vosotros (de pie, sentado frente a los presentes, en una mesa solo, en una mesa acompañado,…) y el tiempo con el que contais.

La recomendación es que trasladeis a un papel lo que quereis hacer, llegando incluso a dibujar el aspecto que quéreis conseguir en cada diapositiva (si es que vais a elaborar diapositivas). Cuanto más claro tengáis la forma en la que quereis trasladar el mensaje mucho más sencillo será abordar las siguientes fases del ciclo.

Comenzar con una tormenta de ideas en la que volcareis todo lo que se os vaya ocurriendo con respecto a la presentación. No importa si las ideas fluyen sin orden y las colocais en el papel de forma deslabazada (ya habrá tiempo de ordenarlas). Esta primera parte de la planificación consiste en vaciar la mente, liberar todo lo que se os ocurra, no dejar nada guardado.

Podeis anotar desde la forma en la que creeis que podeis comenzar, hasta lo adecuado de ir vestido de una determinada forma. Todo vale y todo será aprovechado en su momento. Algunos teórico proponen incluso que en esta fase se realice una visualización previa del acontecimiento. Se trata de que os preguntéis “¿cómo quiero que se desarrolle? ¿cómo me gustaría iniciar la charla? ¿cómo puedo terminarla?” e intentar hacer un ejercicio de imaginación y “vivir” ese momento que sucederá en el futuro. Para ello es muy recomendable conocer el local o la sala, conocer su tamaño, la disposición en la que se sentarán los asistentes, la posición en la que os colocaréis vosotros,… De esta forma, cuando os encontreis en el momento crítico, os parecerá que ya ho habéis vivido, y que en esa “visión previa” estabais tranquilos, serenos, conscientes de lo que teníais que decir y no había nada que se os olvidara.

¿Teneis apuntado cual es el mensaje que quereis lanzar? ¿sabéis cómo lo vais a trasladar? ¿cómo vais a comenzar? ¿si vais a hacer alguna parada? ¿cuánto tiempo teneis? ¿vais a utilizar algún tipo de apoyo visual? ¿vais a permitir que os interrumpan para aclarar algúna cosa? ¿cual es el orden en el que vais a ir abordando los temas previstos?…

Nada de todo ello es inmutable en las siguientes fases, pero es muy importante que en este primer momento tengais las ideas claras antes de seguir. Bien, pues ya tenemos elaborada una mínima planificación de nuestra presentación. Con este trabajo previo tenemos colocado el cimiento sobre el que vamos a construir nuestro mensaje final.

Próximo post: 2. Documentación

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