¿Cómo hacer una presentación? (y 4)

4. EXPOSICIÓN

La exposición de la presentación es una fase clave (una más) puesto que en función de como la planteemos el trabajo realizado hasta ahora obtendrá sus frutos o, por el contrario, todo el esfuerzo y la dedicación no valdrá para nada. Por lo tanto, tendremos que ser meticulosos en este apartado y preparalo algo más concienzudamente que el resto fases de elaboración de la presentación.

Lo realmente importante de la exposición es la audiencia. Al fin y al cabo quienes escuchen y vean esta presentación son los verdaderos protagonistas, la razón de ser del trabajo realizado, por lo que es muy importante saber a qué audiencia nos vamos a dirigir, quienes estarán presentes, cuantos, a qué se dedican (trabajadores, amas de casa, compañeros, adultos, profesionales,…) puesto que de ello depende el tono, el vocabulario (técnico, sencillo,…) e incluso el volumen de voz que tendremos que utilizar. La pregunda que debes hacerte es “¿Cómo puedo aportarles algo que les pueda ser útil?”, al fin y al cabo se trata de que vas a contar algo, a exponer algún tipo de enseñanza o a trasladar alguna experiencia. Es prioritario que conozcas las necesidades de ese grupo, qué esperan de la presentación y qué expectativas tienen puestas en tu intervención.

Es trascendental en esta fase que tengamos clara cual es la idea central del mensaje que vamos a trasladar (aunque esa idea ya tendría que estar perfectamente definida desde los primeros pasos en la elaboración de la presentación).

También en importante la forma en la que vamos a contar las cosas. Se recomienda que el mensaje que vamos a lanzar lo contemos de forma diferente al esperado (aunque esto no es fácil).

Como consejos útiles:

  • cuenta anécdotas personales, historias en primera persona, 
  • intenta evitar mostrar datos y conviérteles (si es posible) en comentarios.
  • haz descansos; “soltar” todo el contenido de una presentación (aunque sea breve) sin permitir que los asistentes se relajen unos minutos provoca estrés y, como consecuencia de ello, desatención. Someter a los oyentes a un ritmo alto de atención les agota. Es conveniente reducir el nivel de exigencia cada pocos minutos y eso se consigue de diferentes formas (contando alguna anécdota, realizando alguna pregunta, permitiendo a los asistentes que comenten,…)

Como creo que ha quedado claro hasta ahora, en una presentación es muy importante el qué se dice (el mensaje, el contenido de la presentación), pero no es menos importante el cómo se dice, y en la fase de Exposición, la entonación es la protagonista.

Utilizar un tono de voz adecuado al entorno, a la audiencia y al tema que se está tratando no es fácil. Hacerlo bien depende en muchas ocasiones de habilidades que se desarrollan con la práctica y rutinas que incorporamos de forma automática pero previamente han sido aprendidas. A pesar de ello, es útil conocer una serie de conceptos relacionados con la entonación:

  • Subir y bajar el volumen de voz. Enfatizar el tono de voz en algunos puntos o pasajes de la presentación que consideremos importantes. Ayuda a que los asistentes perciban esa importancia del mensaje que se lanza en ese momento. Debemos huir de la entonación monocromática y de volumen constante (ayuda a aburrir).
  • Vocalizar correctamente. Hablar con claridad para que todos escuchen perfectamente lo que se dice. Para ello habrá que mantener un ritmo más o menos constante. Hablar demasiado deprisa provoca una incorrecta vocalización. Por eso es importante ajustar el contenido al tiempo del que disponemos. En ocasiones queremos decir muchas cosas en poco tiempo y eso provoca urgencias y mala vocalización.
  • Utilizar cambios de ritmo. Como con el volumen de voz, ayudan a dar importancia a diferentes aspectos de la presentación. “Jugar” con los cambios de ritmo ayudan a dinamizar la presentación. Ésto también se consigue con experiencia, por lo que en un principio hay que ensayarlo.
  • Haz pausas en la entonación. Mantener durante muchos minutos un mismo nivel de entonación es agotador (tanto para el ponente como para los asistentes). Estas pausas pueden estar relacionadas con subir y bajar el volumen de la voz o utilizar los cambios de ritmo.

En resumidas cuentas los puntos a los que hay que dedicar una especial atención en la exposición son:

  1. Conoce bien a fondo el material con el que cuentas.
  2. Ensaya tu presentación todo lo que puedas.
  3. Asegúrate de que se entiende el mensaje principal
  4. No sobrepases el tiempo de tu presentación.

Y como consejos de situaciones a evitar:

  • No utilices muletillas (eh, ¿no?, ¿está claro?, ¿vale?), demuestra una insuficiencia de recursos lingüisticos. Solución: habla más lentamente para que te de tiempo a pensar en lo siguiente que vas a decir (… y practica)
  • No utilices viñetas. Ya hemos visto otros recursos mucho más efectivos.
  • No utilices el tipo de letra “Comic”. No está escrito en ningún manual pero existe un “consenso internacional” sobre ello. Por favor, no utilices este tipo de letra.
  • No utilices demasiados efectos si te apoyas en cualquier programa informático. Los efectos despistan y consiguen que la audiencia esté más pendiente de ellos que del mensaje que estás lanzando. Si es posible, evítalos.

Aunque las técnicas que se puede utilizar en la elaboración de presentaciones son muchísimas (habrá que ajustarlas tanto a nuestras características como a las de los asistentes) e iremos repasándolas más tranquilamente en próximas entradas, creo que lo que hemos ido repasando en estas cuatro entradas dedicadas a este tema es lo más importante para comenzar.

¡¡A practicar!!

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