¿Cómo hacer una presentación? (3)

3. DISEÑO

El diseño es uno de los puntos más complejos (y seguramente el más creativo) de la elaboración de una presentación. Antes de comenzar a idear el diseño del formato que vamos a utilizar hay que tener claro cuales son los objetivos de esta fase. Bajo mi punto de vista, existen tres finalidades que hay que intentar cumplir:

  1. Conectar con la audiencia
  2. Dirigir y mantener la atención
  3. Fomentar la comprensión y el recuerdo

A partir de aquí todo el desarrollo debe estar condicionado por estos tres principales objetivos. Por supuesto que para conseguirlos no todo depende del diseño que decidamos utilizar finalmente, sino también de otra serie de situaciones y cualidades que en algún caso hay que trabajar y en otros provocar.

Uno de los primero consejos es que, en el caso de utilizar un sistema de apoyo de diapositivas (Powerpoint, Open Office, Keynote, Prezi…) habrá que utilizar un número escaso de ellas. Éstas deben ser apoyo exclusivo para reforzar aquello que se está contando (os recuerdo la importancia en este punto tanto de la comunicación verbal como de la no verbal). Las diapositivas no pueden ser un guión, un documento en el que nos vamos a ir apoyando para leer y contar lo que ya hemos escritos en ellas. Por lo tanto, deben predominar las imágenes (poco o ningún texto) y por supuesto no mucha información. Insisto: las diapositivas deben reforzar las ideas fuerza que estamos intentando transmitir.

La abundancia de texto despista, obliga al oyente a leer y deja de prestar atención a lo que estamos diciendo. Mucho texto es sinónimo de tipo de letras pequeño, con lo que el esfuerzo por intentar deducir lo que hay escrito perturba mucho más la comprensión del mensaje oral (que es realmente lo importante).

Otro consejo para la elaboración de las diapositivas es utilizar la regla de los tercios de la que ya hablamos aquí hace unas semanas.

Existe otra regla fundamental que conviene cumplir: la Regla 10 / 20 / 30 (10 diapositivas / 20 minutos / 30 puntos de tamaño de la tipografía). Es decir, una diapositiva aproximadamente cada 2 minutos, y una tipografía del texto suficientemente grande para que sea visualizada sin problemas, pero también para evitar tentaciones de incluir mucho texto; con una tamaño de letra grande se pueden insertar pocas palabras en cada diapositiva (es lo que perseguimos)

Con respecto al color del fondo a utilizar, no existe una regla generalizada. Hay quien prefiere fondos claros (blancos, grises,…) que dan sensación de limpieza y claridad; y quienes prefieren fondos oscuros (fundamentalmente azul, verde e incluso negro). Como digo, aquí tiene mucha importancia el gusto de cada uno. Yo personalmente prefiero las presentaciones con fondos claros (si puede ser blanco, mucho mejor). No podemos olvidar que lo que pretendemos es subrayar el mensaje verbal, por lo que textos o imágenes limpias y cómodas de visualizar es fundamental.

Otro consejo: cuidado con las viñetas. Es muy frecuente que el contenido de una diapositiva se estructure en puntos o viñetas para intentar esquematizar en diferentes apartados todo lo que se pretende incluir en él. Intentar evitar las viñetas. Quedan estéticamente fatal, pero además sirven de muy poco a los objetivos que nos marcamos al principio.

Es recormendable convertir cada uno de los puntos que se quieren comentar en bandas de texto, en figuras de imagen, separadas, con fondos distintos (para darles la sensación de esquema que pretendemos).

Por las mismas razones evita también las tablas. Encajar mucho contenido en una serie de filas y columnas puede ayudar a incluir gran cantidad de información de una forma sencilla, pero no ayuda a que quienes ven la presentación entiendan facilmente el mensaje. Estructurar el contenido de otra forma menos “encorsetada”.

Intenta insertar mucho contenido multimedia (fotos, videos, música,…); hace mucho más agradable la comprensión; relaja al oyente, además de ser mucho más impactante que simples párrafos de texto.

Finalmente, hay que tener mucho cuidado con las transiciones (entre diapositivas y entre bloques de texto o imágenes). Los efectos elegidos para realizar dichas transiciones deben ser simples, no llamativos. Hay que evitar alternar una combinación importante de estos efectos. Si en cada diapositiva o al finalizar cada uno de los bloques de texto o de imágenes, insertamos un efectos distinto y llamativo, conseguiremos que la audiencia esté más pendiente de los efectos, de los movimentos de la diapositiva que del mensaje que intentamos transmitir.

Quedan por repasar muchísimas más técnicas y consejos de diseño, pero con estos pocos aspectos a tener en cuenta es suficiente para realizar una presentación digna. Iremos desarrollando estas y otras características del diseño en el futuro.

A practicar…

Próximo post: 4. EXPOSICIÓN

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